Aftale, Vilkår & betingelser

Disse vilkår (herefter “Aftalen”) er gældende for Organisationens brug af Tjenesten og erstatter alle tidligere versioner af vilkår for brug af Tjenesten. Aftalen anses for accepteret af Organisationen og vedtaget mellem parterne, når Organisationen har taget Tjenesten i brug, selvom Aftalen ikke er underskrevet af parterne.

om tjenesten
1. Platformen “Klubmodul” (herefter “Tjenesten”) er udviklet, ejet og markedsført af selskabet Klubmodul ApS, CVR-nr.: 31501512 (herefter ”Leverandøren”). Leverandøren er en dansk registreret leverandør af standardsoftwareløsninger, navnlig målrettet sportsklubber, foreninger og organisationer, som disse kan anvende i forbindelse med driften.
2. Tjenesten er en online platform, der leveres som en software-as-a-service ”SaaS”, som organisationer kan anvende som hjælpemiddel i forbindelse med den løbende administration af Organisationen, herunder i forbindelse med medlems-/brugerstyring, til- og afmelding til hold og begivenheder samt kommunikation mellem Organisationen og dens medlemmer/brugere. Endvidere får Organisationen via Tjenesten adgang til en række dokumenter (”GDPR-dokumentation”), som Organisationen kan anvende i forbindelse med overholdelse af Organisationens forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningen (”GDPR”). Det er frivilligt om Organisationen vælger at anvende dokumenterne og de udgør ikke en del af Aftalen.
3. Tjenesten er ikke en betalingstjeneste og Organisationens opkrævning af betalinger fra sine medlemmer/brugere håndteres af Organisationen selv og er Tjenesten og Leverandøren uvedkommende. Organisationen er som følge heraf selv ansvarlig for overholdelse af alle regler, herunder forbrugerbeskyttelsesregler, der måtte finde anvendelse i forholdet mellem Organisationen og dennes medlemmer/brugere i enhver henseende, herunder men ikke begrænset til oplysningsforpligtelser i forbindelse med opkrævning af betaling, fortrydelsesret, behandling af personoplysninger med videre.
4. Tjenesten er en standardløsning, der leveres ”as is” og uden specifik konfiguration eller tilpasning til Organisationens behov.
5. Leverandøren vil implementere Tjenesten på de vilkår, der fremgår af afsnit ‎‎11.
6. Regnskabsmodul og digital bogføring
7. Klubmoduls regnskabsmodul er registreret hos Erhvervsstyrelsen som digitalt bogføringssystem under registrerings-id FOB515938.
8. Registreringen fremgår af Erhvervsstyrelsens offentlige fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, som kan tilgås her: https://erhvervsstyrelsen.dk/fortegnelse-over-registrerede-bogfoeringssystemer.
9. Registreringen vedrører alene modulets funktionalitet som digitalt bogføringssystem og indebærer ikke, at Leverandøren påtager sig ansvar for Organisationens konkrete bogføring, herunder korrekte bilag, konteringer, afstemninger eller overholdelse af øvrige krav i bogføringsloven. Organisationen er selv ansvarlig for den bogføring, der udføres i systemet.
brugsret
1. Tjenesten gøres tilgængelig mod Organisationens rettidige betaling af licens som anført i afsnit ‎8 for Organisationen. Organisationen erhverver en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig adgang til og ret til at anvende Tjenesten, som den til enhver tid udbydes på de vilkår, der fremgår af Aftalen. Tjenesten kan få flere eller ændrede funktioner i overensstemmelse med Aftalen.
2. Adgangen til Tjenesten er begrænset til brugergrænsefladen i Tjenesten og alle offentlige API’er gjort tilgængelige af Leverandøren til Organisationen.
Organisationens forpligtelser og garantier
1. Organisationen udpeger en kontaktperson, som varetager kontakten med Leverandøren og som er ansvarlig for at videreformidle information om brug af Tjenesten til relevante personer internt hos Organisationen. Organisationen påtager sig løbende at oplyse Leverandøren om væsentlige ændringer i medlems-/brugertallet.
2. Funktionaliteten af Tjenesten forudsætter, at Organisationen har en tilstrækkelig internetforbindelse. Det er Organisationens eget ansvar at sikre, at der er en tilstrækkelig internetforbindelse for at kunne anvende Tjenesten. Det er endvidere en forudsætning, at der placeres cookies fra Leverandøren på den URL, hvorfra Tjenesten afvikles.
3. Organisationen garanterer, at Organisationen vil afstå fra at:
  1. tildele licensen eller overdrage, leje, eksportere eller give en under-licens af Tjenesten til andre parter;
  2. ”reverse engineer”, ”dekompilere” eller ”dekomponere” Tjenesten;
  3. anvende Tjenesten på andre måder end som beskrevet i Aftalen og som godkendt heri og hverken lave eller tillade, og ej heller forsøge at lave eller tillade, tredjeparter at bruge Tjenesten på nogen måde, som kan udgøre brud på denne Aftale; og at
  4. anvende Tjenesten til andre formål end som led i Organisationens drift.
4. Organisationen garanterer, at Organisationens formål er lovligt.
5. Organisationen anerkender, at Leverandørens forpligtelser i henhold til Aftalen er overfor Organisationen og at Leverandøren ikke har, eller som led i anvendelsen af Tjenesten påtager sig, nogen forpligtelser overfor Organisationens medlemmer/brugere. Organisationen påtager sig at kommunikere dette til sine medlemmer/brugere, herunder at eventuelle reklamationer fra Organisationens medlemmer/brugere for Organisationens opfyldelse af sine forpligtelser overfor medlemmerne/brugerne håndteres af Organisationen.
6. Organisationen garanterer, at Organisationens formål er lovligt.
7. Organisationen er ansvarlig for rigtigheden af de oplysninger, der indtastes i Tjenesten, herunder men ikke begrænset til personoplysninger, bankoplysninger, CPR-numre og oplysninger i forbindelse med kontrakter, vagter og løn.
8. Organisationen er alene ansvarlig for lovligheden af den behandling, der foretages i Tillægsmodulerne, samt for at sikre lovlige sletteprocedurer, adgangsstyring og dokumentation i overensstemmelse med gældende lovgivning.
leverandørens forpligtelser
1. Leverandøren varetager driften af Tjenesten og er herunder berettiget til at anvende underleverandører til varetagelse af opgaver som er nødvendige for at levere Tjenesten.
2. Leverandøren forpligter sig til at sikre, at Tjenesten lever op til de specifikationer, der fremgår af afsnit ‎5 og ‎6.
data og sikkerhed
1. Leverandøren er databehandler for Organisationen for så vidt angår behandling af personoplysninger om Organisationens medlemmer/brugere, som Leverandøren kommer i besiddelse af som led i opfyldelsen af denne Aftale. Enhver behandling af sådanne personoplysninger kan udelukkende finde sted efter instruks fra Organisationen, jf. databehandleraftalen, som er indgået mellem Leverandøren og Organisationen og som er tilgængelig for Organisationen via Tjenesten, og i overensstemmelse med organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger, der til enhver tid måtte være aftalt til sikring af personoplysningernes sikkerhed, fortrolighed og integritet. Organisationen er ansvarlig for, at Leverandørens behandling af personoplysninger I medfør af instruksen fra Organisationen er lovlig.
2. Leverandøren tager dagligt backup af Tjenestens database og sikrer, at denne backup opbevares forsvarligt og i overensstemmelse med god skik.
3. Leverandøren er ansvarlig for opdatering af servere og databaseprogrammel, med de nyeste sikkerhedspatches og hardware samt at sikre, at sikkerhedssoftware i form af firewalls og antivirusprogrammel til enhver tid holdes opdateret.
support og vedligeholdelse
1. Tjenesten bliver leveret i overensstemmelse med god praksis, herunder, men ikke begrænset til rimelige og for branchen sædvanlige svartider for Tjenesten.
2. Leverandøren yder teknisk support vedrørende Tjenesten ved implementering af Tjenesten samt i forbindelse med daglig brug. Supporthenvendelser kan ske pr. email via [https://klubmodul.dk/support] eller ved at anmode om en opringning fra Leverandørens kundeservice.
3. Leverandøren bestræber sig på at besvare indkomne e-mails inden for to (2) timer på arbejdsdage i tidsrummer 08.00-15.00. Såfremt det i et givent tilfælde ikke er muligt at afhjælpe et problem, vil Leverandøren på baggrund af en konkret vurdering estimere den forventede tidshorisont for afhjælpning af problemet.
4. Leverandøren opkræver ikke særskilt betaling for support, idet dette er inkluderet i licensbetalingen. Denne support omfatter dog ikke egentlig oplæring af nye kontaktpersoner hos Organisationen i brugen af Tjenesten udover, hvad Leverandøren har forpligtet sig til i forbindelse med implementering af Tjenesten jf. punkt ‎12.1.
5. Leverandøren skal give Organisationen besked om påtænkt vedligeholdelse af Tjenesten med et varsel på mindst [5 arbejdsdage], medmindre vedligeholdelsen haster, i hvilket tilfælde varslet må være [en (1) time].
betaling for brug af tjenesten
1. Som betaling for anvendelse af Tjenesten skal Organisationen betale månedlig licensafgift til Leverandøren. Licensafgiften beregnes på baggrund af Organisationens medlems-/brugerantal i henhold til den prisoversigt, der fremgår af Leverandørens hjemmeside [https://klubmodul.dk/priser]. Organisationen er forpligtet til løbende at holde Leverandøren orienteret om væsentlige ændringer i medlems-/brugerantallet. Ved væsentlig ændring forstås en ændring, hvor medlems-/brugerantallet krydser nærmeste 50 medlemmer/brugere i op- eller nedadgående retning.
2. Leverandøren forbeholder sig dog retten til løbende stikprøvevis at kontrollere Organisationens medlems-/brugerantal og at fastsætte licensafgiften i henhold hertil. Licensafgiften faktureres forud for 12 måneder ad gangen
3. I tillæg til licensafgift jf. punkt ‎7.1 skal Organisationen betale et opstartsgebyr til Leverandøren for opstart og implementering af Tjenesten jf. afsnit ‎12. Opstartsgebyret er en engangsbetaling og faktureres i forbindelse med opstart.
4. I tillæg til licensafgift og opstartsgebyr kan Leverandøren opkræve særskilt, forbrugsafhængig betaling for følgende:
  1. fornyelse af SSL-certifkater,
  2. antallet af afsendte beskeder via Tjenesten fra Organisationen til dens medlemmer/brugere og
  3. opdatering af GDPR-dokumentation.
  4. Betaling herfor sker efter forbrug og i henhold til den til enhver tid gældende prisoversigt på Leverandørens hjemmeside [klubmodul.dk/priser] og opkræves årligt bagud.
5. Ud over den månedlige licensafgift faktureres Organisationen for brug af Tillægsmoduler i henhold til Leverandørens til enhver tid gældende priser.
6. Aktivering af et Tillægsmodul udløser betaling, medmindre Organisationen skriftligt har fravalgt modulet.
7. Tilknyttede forbrugsafhængige ydelser, herunder børneattester, Digital Post og ekstra brugere i Vagtmodulet, faktureres efter faktisk forbrug.
8. Alle priser er eksklusiv moms og reguleres årligt den 1. januar i overensstemmelse med nettoprisindekset, dog minimum med 5 %.
9. Fakturaer skal betales inden for 8 dage. Ved for sen betaling beregnes rente på 2 % pr. påbegyndt måned.
ansvarsbegrænsing
1. Leverandøren påtager sig ingen forpligtelser overfor Organisationens medlemmer/brugere og Leverandøren er ikke ansvarlig overfor Organisationens medlemmer/brugere for Organisationens opfyldelse af sine forpligtelser overfor sine medlemmer/brugere eller som følge af Organisationens brug af Tjenesten. Leverandøren er endvidere ikke ansvarlig for Organisationens anvendelse af Tjenesten i strid med Aftalen eller for skader opstået i forbindelse med Organisationens ukorrekte anvendelse af Tjenesten.
2. Medmindre andet udtrykkeligt fremgår af Aftalen, er Leverandørens ansvar for tab i enhver henseende, maksimeret til at udgøre et beløb svarende til den samlede betaling af licens, betalt af Organisationen i de løbet af de seneste [seks (6) måneder], forud for hændelsen som forårsagede det direkte tab. Enhver begrænsning af ansvar, som udspringer af Leverandørens behandling af personoplysninger er underlagt vilkårene i databehandleraftalen mellem Organisationen og Leverandøren.
3. Ingen af parterne er ansvarlige for den anden parts indirekte tab, herunder tab af data, tab af forretning eller fortjeneste eller tab af goodwill.
4. Leverandøren er ikke ansvarlig for tab eller krav, der opstår som følge af Organisationens brug af Tillægsmoduler, herunder fejlindberetninger, manglende samtykker, ulovlig opbevaring, mangelfuld dokumentation eller øvrig anvendelse i strid med gældende lovgivning.
5. Leverandøren er ikke ansvarlig for Organisationens anvendelse af Digital Post, bankforbindelser eller data uploadet af Organisationen til systemet.
6. Ovenstående ansvarsbegrænsninger er ikke gældende i tilfælde af tab, der er forårsaget af en af parterne ved grov uagtsomhed eller ved forsætligt brud på Aftalen.
force majeure
1. Ingen af parterne er ansvarlig over for den anden part for manglende opfyldelse af sine forpligtelser i henhold til Aftalen, såfremt den manglende opfyldes skyldes forhold uden for pågældende parts rimelige kontrol, herunder, men ikke begrænset til, enhver arbejdskonflikt, naturkatastrofer, pandemier og nationalt strømsvigt. Hvis den tilstand, der begrunder ansvarsfriheden efter denne bestemmelse fortsætter i mindst 60 dage, er hver af parterne berettiget til at opsige Aftalen med øjeblikkelig virkning.
rettigheder
1. Leverandøren ejer eksklusivt alle rettigheder til Tjenesten herunder alle specialløsninger, der måtte være foretaget i Tjenesten.
2. Ingen rettigheder til Tjenesten overføres til Organisationen i forbindelse med indgåelsen af denne Aftale, udover den brugsret som fremgår af Aftalen.
implementering og kommunikation
1. Leverandøren leverer Tjenesten til Organisationen i et testmiljø på en nærmere aftalt internetadresse med henblik på, at Organisationen kan teste og stille spørgsmål til Leverandøren om Tjenesten og dens funktionaliteter. Som led i implementeringen, yder Leverandøren undervisning til relevante personer hos Organisationen i brugen af Tjenesten.
2. Når Organisationen har haft lejlighed til at teste Tjenesten, giver Organisationen Leverandøren besked herom, hvorefter Leverandøren uden ugrundet ophold omdanner testmiljøet til ”livemiljø”, der frigives til Organisationens brug overfor Organisationens medlemmer/brugere.
3. Opdateringer og ændringer af Tjenesten vil løbende blive meddelt Organisationen og foretages uden ekstra beregning for Organisationen.
4. I tilfælde af væsentlige ændringer eller opdateringer, vil Leverandøren give meddelelse herom minimum [tre (3) måneder] inden den påtænkte ændring eller opdaterings ikrafttræden.
5. Løbende meddelelser om Tjenesten, herunder vedrørende implementering, driftsmeddelser, nyheder, ændringer eller opdateringer vil Leverandøren fremsende til den/de kontaktperson(er), som Organisationen har oplyst overfor Leverandøren. Endvidere forbeholder Leverandøren sig retten til at sende meddelelser til personer, som måtte optræde i Organisationens ledelse, såfremt Leverandøren finder det relevant, medmindre sådanne personer eksplicit har frabedt sig at modtagelse af meddelelser fra Leverandøren.
overdragelse og ændring i ejerforhold
1. Organisationen er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder i medfør af Aftalen uden Leverandørens forudgående skriftlige accept.
2. Leverandøren er berettiget til at overdrage Aftalen uden Organisationens samtykke under forudsætning af, at erhververen indtræder fuldt og helt i Leverandørens forpligtelser overfor Organisationen i henhold til Aftalen.
3. I tilfælde af overgang af kontrollen med, eller bestemmende indflydelse i, Leverandøren, er Organisationen ikke berettiget til at opsige Aftalen eller kræve den genforhandlet.
Selvstændigt virkende parter
1. Parterne er uafhængige og selvstændigt virkende parter og intet i denne Aftale skal fortolkes således, at Leverandøren repræsenterer eller på nogen måde handler på vegne af Organisationen, herunder i forholdet overfor Organisationens medlemmer/brugere. Leverandøren leverer Tjenesten til Organisationen som uafhængig kontrahent. Ligeledes skal denne Aftale ikke fortolkes således, at der etableres et joint venture eller anden form for formelt partnerskab mellem parterne.
ikrafttræden og opsigelse
1. Denne Aftale træder i kraft, når Organisationen tager Tjenesten i brug.
2. Organisationen er, medmindre andet er eksplicit aftalt mellem parterne, berettiget til at opsige Aftalen med seks (6) måneders skriftligt varsel til Leverandøren til udgangen af en måned, dog tidligst tolv (12) måneder fra datoen hvor Organisationen for første gang anvender Tjenesten.
3. Leverandøren er, medmindre andet er eksplicit aftalt mellem parterne, berettiget til at opsige Licensaftalen med seks (6) måneders skriftligt varsel til Organisationen til udgangen af en måned.
4. Leverandøren er dog berettiget til at opsige Aftalen med øjeblikkelig virkning såfremt Organisationen væsentligt misligholder Aftalen. Som væsentlig misligholdelse anses blandt andet Organisationens krænkelse af Leverandørens immaterielle rettigheder, Organisationens overtrædelse af betalingsvilkårene eller såfremt Organisationen indleder forhandlinger frivillig akkord eller såfremt Organisationen tages under konkurs- eller rekonstruktionsbehandling.
Tillægsmoduler og Særfunktioner
1. Ud over den grundlæggende Tjeneste kan Organisationen vælge at aktivere en række tillægsmoduler, herunder blandt andet Bankconnect, Børneattestmodul, Digital Post-integration, Kontraktmodul og Vagtmodul (“Tillægsmoduler”).
2. Aktivering af et Tillægsmodul udgør Organisationens accept af de tilhørende priser og vilkår, og Organisationen vil blive faktureret fra aktiveringstidspunktet, medmindre Organisationen udtrykkeligt har fravalgt modulerne.
3. Tillægsmodulerne leveres som en del af Tjenesten og er underlagt denne Aftale, herunder databehandleraftalen. Organisationen er ansvarlig for korrekt og lovlig anvendelse af Tillægsmodulerne, herunder for den behandling af personoplysninger, som Organisationen foretager via modulerne.
4. Leverandøren er databehandler for de oplysninger, som Organisationen vælger at behandle gennem Tillægsmodulerne. Leverandøren er ikke ansvarlig for ulovlig eller uhensigtsmæssig anvendelse foretaget af Organisationen eller dennes brugere.
5. For moduler, som indebærer behandling af CPR-numre eller anden følsom persondata, gælder, at disse oplysninger alene behandles efter Organisationens instruks og kun i det omfang, der er nødvendigt for at levere funktionen. Oplysningerne slettes eller arkiveres i henhold til de beskrevne procedurer i de pågældende moduler.
6. Organisationen bærer ansvaret for at sikre, at brugen af Tillægsmoduler er i overensstemmelse med GDPR, databeskyttelsesloven samt øvrig relevant lovgivning, herunder krav til opbevaring, samtykke, logning og sletning.
7. Leverandøren kan uden varsel deaktivere et Tillægsmodul, hvis brugen vurderes at være ulovlig, sikkerhedsmæssigt uforsvarlig eller i strid med denne Aftale.
Misbrug af Tjenesten og Tillægsmoduler
1. Organisationens anvendelse af Tjenesten og Tillægsmoduler må ikke være ulovlig, sikkerhedsmæssigt uforsvarlig eller i strid med denne Aftale.
2. Leverandøren kan uden varsel begrænse eller lukke adgangen til Tjenesten eller et Tillægsmodul, hvis anvendelsen vurderes at udgøre misbrug eller indebærer risiko for brud på persondatasikkerhed eller gældende lovgivning.
3. Organisationen bærer det fulde ansvar for enhver skade, omkostning eller krav, der opstår som følge af misbrug eller fejlagtig anvendelse af Tjenesten eller Tillægsmoduler.
tvister
1. Aftalen reguleres af og fortolkes i henhold til dansk ret uden hensyntagen til internationale privatretlige regler, der måtte føre til anvendelse af anden ret.
2. Enhver tvist som måtte opstå i forbindelse med Aftalen, som ikke kan løses i mindelighed mellem parterne, skal indbringes for de almindelige domstole med Københavns Byret som første instans.

Vilkår og betingelser for brug af Klubmodul